ARHIVIRANJE GLEDALIŠKEGA GRADIVA

piše: Mojca Prigl

Gledališko gradivo predstavlja pomemben vir za znanstveno-raziskovalno delo, gledališko pedagogiko, teatrologijo in je hkrati tudi del kulturne dediščine. Odbrano arhivsko gradivo ima trajni pomen za kulturo, zgodovino ali druge znanosti, zato je zelo pomembno, da tudi ljubiteljska gledališča poskrbijo, da bo njihovo odrsko ustvarjanje zbrano, urejeno in predano v trajno hrambo v ustanovo, ki to omogoča.

Vsekakor ne smemo pozabiti, da dogajanje na odrskih deskah odraža tudi širši družbeni kontekst. Analiza besedil in dramskih uprizoritev lahko privede do pomembnih dognanj, ki so povezana z duhom časa nastanka, takratno miselnostjo, doživljanjem življenja in pogleda na svet. Tako je arhiviranje gledališke dokumentacije mnogo več kot le kupčkanje papirja.

Arhiviranje je postopek prevzemanja, hranjenja, vzdrževanja, strokovne obdelave ter uporabe dokumentarnega in arhivskega gradiva v zbirki dokumentarnega gradiva oziroma v arhivu ustanove ali posameznika.

Razvrščanje/urejanje gradiva

Osnova za arhiviranje gledališkega gradiva je kronološko in številčno razvrščanje. Popišemo predstave po času nastanka (po letnicah), od najstarejše naprej. Za vsako predstavo napišemo sezono, naslov predstave, avtorja besedila, režiserja/mentorja, kostumografa, scenografa, avtorja glasbe, tehnično ekipo, vse ustvarjalce predstave in igralsko zasedbo. Pomembni podatki so tudi datum premiere, število ponovitev ter število obiskovalcev, v kolikor te informacije imamo. Znotraj vsake sezone nato razvrstimo vse predstave, ki so nastale v tisti sezoni. Najstarejšo predstavo oštevilčimo s številko 1. Za vsako predstavo ustvarimo mapo. Iz vsega gradiva je potrebno odstraniti sponke vseh vrst, plastične spirale, prozorne plastične ovojnice/mape in lepilni trak.

Foto: Mojca Prigl

Vsebinsko razvrščanje

Znotraj vsake predstave moramo vsebino gradiva razvrstiti v smiselne sklope. Torej v vsako mapo dodamo še podmape. Osnovni podatki o predstavi, gledališki list, režijska knjiga, osnutki scenografije, kostumografije, fotografije, popis fotografij, dramsko besedilo, tiskopisi, načrt za ton, luč, priznanja/nagrade/pohvale, gostovanja, objave v medijih (časopisni članki, kritike, prispevki). Za nadaljnje raziskovanje so pomembna gradiva tudi osebna pisma (med režiserjem in igralci, avtorjem besedila ipd.), dopisovanja, razglednice, opombe, uradni dopisi, prijave projektov, vabila, letaki …

Arhiviranje foto in video materiala, plakatov, časopisnih člankov…

Razvite fotografije (in pripadajoče negative, ki jih še nimamo v digitalni obliki, je potrebno vložiti v brezkislinske prozorne mape, ki preprečujejo razpadanje/staranje fotografij in so namenjene ravno hranjenju fotografij v arhivih. Vse fotografije je potrebno oštevilčiti in poimensko popisati osebe na posamezni fotografiji. Najpogosteje popisujemo osebe od leve proti desni.

Tudi časopisne izrezke/članke/prispevke je smiselno hraniti v brezkislinskih mapah. Dopisati je potrebno tudi vir (kje je bil članek objavljen) in datum objave.

Vse fotografije in video material, ki jih imamo v digitalni obliki, je potrebno skupaj s preostalim digitalnim gradivom zapisati na najaktualnejši digitalni medij in priložiti v mapo k posamezni predstavi. V kolikor imamo gradivo (predvsem zvočne posnetke in posnetke predstav) na zastarelih medijih (VHS, avdio kaseta…) je nujno podatke digitalizirati.

Plakate iz starejših obdobij, ko tehnologija še ni bila razvita do takšne mere kot danes, je najbolje smiselno fotografirati in razvito fotografijo plakata priložiti k ostalim fotografijam.

Ker dandanes poteka velik del komunikacije v elektronski obliki je potrebno vso e-gradivo prenesti, zbrati in ga ravno tako zapisati na aktualen digitalni medij.

Manjše predmete (npr. priponke, diapozitive) priložimo v pripadajočo mapo oz. arhivsko škatlo. Večje predmete (npr. kostum, odrski rekvizit) hraniti v muzeju.

Foto: Mojca Prigl

Pravilno vlaganje v arhivske škatle

Arhivsko škatlo sestavlja spodnji del, pokrov, povezovalni trak, izvlečna vrvica, vložek iz lepenke in označevalna etiketa. V odprtini na spodnje delu škatle od zgoraj navzdol napeljemo povezovalni trak. Dobimo neke vrste zanko, ki je ne zategnemo preveč. V škatlo zložimo gradivo tako, da zanka ostane na vrhu. Na vrhu škatle mora biti najmanjša številka mape, na dnu pa največja. V naslednjo arhivsko škatlo zložimo gradivo po enakem sistemu, vendar predstav ne številčimo od začetka. Tako imamo npr. v škatli št. 1 predstave od 1 do 4, v drugi od 5 do 9 … Gradivo, ki lahko sega največ do zgornjega roba škatle, pokrijemo z vložkom iz lepenke in zategnemo zanko tako, da potegnemo za oba konca. Škatlo zapremo s pokrovom in jo iz zunanje strani zavežemo na desnem robu z enostavnim vozlom. Na sprednjo stran pritrdimo označevalno etiketo, na katero zapišemo številko škatle in vsebino škatle.

Opomba avtorice: Na opisan način sem se lotila urejanja in arhiviranja skoraj 40 letne zgodovine gledališke sekcije Društva DPD Svoboda Ptuj. Strokovno pomoč je nudil Zgodovinski arhiv na Ptuju.

Foto: Mojca Prigl